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Administrative / Office Assistant

Zürich Professional

Als gewinnende, vertrauenswürdige und äusserst leistungsbereite Persönlichkeit überzeugst Du Dein professionelles Umfeld jeden Tag aufs Neue. Du bist gerne am Puls der Unternehmung und fühlst Dich wohl in einer dynamischen Organisation? Dann bietet Dir diese Stelle das perfekte Aktionsfeld. Durch Deine eigenständige und zielgerichtete Arbeitsweise sorgst Du für reibungslose Abläufe und bietest die optimale Entlastung im Zürcher ERNI Office.

About the position

Responsibilities

  • Empfangen und Betreuung der Gäste.
  • Agieren bei kurzfristigen Änderungen und Sicherstellen höchster Effizienz durch eine reibungslose und effektive Kommunikation.
  • Organisieren von Reisen und Seminaren für in- und externen Anlässen.
  • Kontrolle und Erstellung von internen Berichten und Newsletter.
  • Erstellung und Verwaltung von interner SharePoint-Seite.
  • Annehmen und Weiterleiten von eingehenden Anrufen.
  • Sicherstellen, dass der Empfangsbereich sowie die Meetingräume, Büros ordentlich und präsentabel sind und dass das benötigte Büromaterial vorhanden ist.
  • Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen.
  • Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen.
  • Kontaktaufnahme mit externen Anbietern (Reinigungsdienste, Kurierdienste, Vermieter usw.) und Führung der entsprechenden Ablage.
  • Bereitstellen von grundlegenden und einfachen Informationen, persönlich sowie per Telefon/E-Mail.
  • Annahme, Sortierung und Verteilung der täglichen Post/Lieferungen.
  • Verwaltung der Parkplätze.
  • Vorbereiten und Versand von Gutscheinen/Mitarbeitergeschenken.
  • Führen und Kontrolle des Kassenbuches.
  • Führen von Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
  • Unterstützung vor Ort bei Veranstaltungen ausserhalb des Unternehmens.

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung.
  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Rezeptionist, Empfangsmitarbeiter oder in einer ähnlichen Funktion.
  • Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Fundiertes Know-How der gesamten MS-Office Palette.
  • Gewinnende Persönlichkeit mit ausgeprägter präziser und effizienter Arbeitsweise, schneller Auffassungsgabe, sowie der nötigen Diskretion.
  • Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und mögliche Arbeitseinsätze in Bern/Luzern.
  • Hohes Mass an Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie hoher Qualitätsanspruch.
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
  • Multi-Tasking- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung.
  • Can Do Attitude und Hands-on Mentalität.

Für diese Vakanz arbeiten wir leider nicht mit Personalvermittlungen.

Benefits

  • Vielseitige Tätigkeit in einem spannenden und interessanten Technologie Umfeld.
  • Innovatives und sympathisches Team.
  • Abwechslungsreiches Aufgabengebiet ohne Langeweile.
  • Individuelle persönliche sowie fachliche Weiterbildung und Entwicklung.
  • Hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung.
  • Gestaltungsspielraum.
  • Du-Kultur.

Möchtest Du mehr über ERNI und Deine Aussichten bei uns erfahren? betterask.erni

About the recruiter

Charlotte Sladek

Email: [email protected]

Trust, Passion, Responsibility and Independence

About us

ERNI was founded in 1994 in Switzerland to develop innovative software for international companies and small to medium­sized enterprises. Today, the ERNI Group has more than 800 employees at 19 offices in 8 countries and continues to grow. Interested?

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