1 Introducción
El Grupo ERNI está comprometido con los más altos niveles de ética e integridad en la forma en que hacemos negocios.
Nuestros valores centrales se encuentran en el corazón de nuestra cultura corporativa y distinguen a ERNI como una empresa muy especial. Entendemos que esto es crucial para nuestro éxito y reputación continuos. Nuestro Código de Reglamentos internos y de conducta guían nuestra conducta profesional en cada situación empresarial. Por lo tanto, tenemos la responsabilidad profesional de hablar y denunciar comportamientos poco éticos.
1.1 Antecedentes
Hemos desarrollado este Reglamento teniendo en cuenta los requisitos legales pertinentes incluidos en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncien infracciones del Derecho de la Unión y de las leyes nacionales.
1.2 Objetivo y finalidad
De acuerdo con el Código de conducta de ERNI, queremos proteger a los empleados que presenten e informen inquietudes de buena fe fomentando una cultura en la que los empleados puedan plantear inquietudes sobre conductas poco éticas sin tener que temer consecuencias adversas para que puedan ayudar a ERNI a conseguir negocios mejores y más seguros evitando el incumplimiento del Código de Conducta, las Regulaciones de ERNI y las leyes nacionales que pueden conducir al deterioro de la integridad de ERNI, pérdidas financieras, sanciones regulatorias y/o daños a la reputación.
1.3 Alcance
Este Reglamento se aplica a:
– Todas las empresas del Grupo ERNI;
– Todos los empleados del Grupo ERNI;
1.4 Otros documentos relevantes
– Código de Conducta de ERNI
2 Posición inicial e intención
2.1 Posición inicial
El Reglamento de denuncia de irregularidades de ERNI es un elemento importante para detectar conductas corruptas, ilegales o indeseables. ERNI le anima a que hable si sospecha o es testigo de cualquier situación preocupante.
2.2 Intención
Este Reglamento describe las protecciones disponibles para los denunciantes, qué asuntos son denunciables, el procedimiento de denuncia y cómo ERNI apoyará y protegerá a los denunciantes.
Acuerdo del Grupo, V1.0, September 30, 2022
3 Regulación
3.1 Definiciones
Conducta perjudicial: la conducta perjudicial es una acción negativa tomada contra cualquier persona que, de buena fe, presente una denuncia o ayude o participe en una investigación de la divulgación y, como resultado, sufra perjuicios.
Línea de integridad: el servicio Línea de integridad de ERNI es un servicio de denuncia anónimo y seguro proporcionado por EQS.
Comité de denunciantes: el Comité de Denuncias (incluidos sus miembros individualmente) es responsable de administrar el programa de denunciantes y supervisar su implementación y eficacia.
Oficial de Análisis de Denuncias (OAD): el OAD es una persona que ha sido nombrada para llevar a cabo una investigación de un informe de denunciante y brindar apoyo y asistencia al denunciante según sea necesario.
Oficial de Informes de Denuncias (OID): el OID es una persona que ha sido nombrada para recibir divulgaciones de conducta denunciable de un denunciante
3.2 Principios
¿Quién es un denunciante?
Un denunciante es alguien que revela una conducta denunciable en virtud de este Reglamento.
También el denunciante puede ser un empleado actual o anterior, un director o un proveedor de servicios de ERNI.
Si un tercero traslada una queja a un empleado, dicho empleado tendrá la obligación de informar al OAD.
¿Qué es una conducta denunciable?
La conducta denunciable es cualquier cosa de la que usted tenga motivos razonables para sospechar.
En relación con ERNI, las conductas denunciables se incluyen en el apartado 3.6 de este Reglamento. Algunos ejemplos de conducta denunciable incluyen, pero no se limitan a:
– fraude, blanqueo de dinero o malversación de fondos;
– ofrecer o aceptar un soborno; y
– incumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios.
La conducta denunciable excluye las quejas personales relacionadas con el trabajo, como se describe a continuación.
Una queja personal relacionada con el trabajo es un informe de comportamiento que tiene implicaciones personales para el denunciante y no tiene implicaciones significativas para ERNI (por ejemplo, un conflicto interpersonal entre dos empleados, etc.)
Las quejas personales relacionadas con el trabajo no califican para la protección bajo las leyes de denunciantes o este Reglamento. Las quejas personales relacionadas con el trabajo deben presentarse internamente a su superior o al Departamento de Recursos Humanos.
¿Qué protección tendré como denunciante?
Un denunciante debe hacer un informe de denunciante a través del servicio Línea de Integridad para poderse beneficiar de las protecciones de las leyes de denunciantes y este Reglamento. Estas protecciones incluyen:
– Protección de identidad;
– Protección contra el perjuicio;
– Protección de responsabilidad civil, penal y administrativa.
Acuerdo del Grupo, V1.0, September 30, 2022
ERNI no tolera ninguna forma de Conducta Perjudicial tomada por ninguna persona contra el denunciante o cualquier persona que esté involucrada en una investigación de un informe de denunciante. Los ejemplos de conducta perjudicial pueden incluir, entre otros:
– acoso, intimidación
– menazas de causar agravio.
Ejemplos de acciones que no son Conducta Perjudicial pueden, por ejemplo, incluir:
– gestionar el desempeño laboral insatisfactorio de un denunciante;
– acción administrativa que sea razonable para proteger al denunciante del perjuicio.
ERNI toma muy en serio todas las denuncias de Conducta Perjudicial. Si cree que estás sufriendo agravios, comuníquese con un OAD a través de la herramienta Línea de Integridad ERNI.
Divulgaciones falsas o engañosas
Al realizar una divulgación, se espera que tenga motivos razonables para sospechar que la información que está divulgando es verdadera, pero no estará sujeto a una sanción si la información resulta ser incorrecta. Sin embargo, no debe hacer un informe que sepa que no es cierto o que es engañoso.
Esto puede ser una infracción de nuestro Código de conducta y se considerará un asunto grave que puede dar lugar a medidas disciplinarias. También puede haber consecuencias legales si realiza un informe falso a sabiendas.
3.3 Procedimiento de informe
¿Cuándo puedo hacer una denuncia?
Antes de hacer su informe de denunciante, debe asegurarse de que tiene motivos razonables para sospechar de una conducta denunciable. Es poco probable que una mera alegación sin información de respaldo alcance ese estándar.
Sin embargo, un denunciante no necesita probar sus acusaciones. Además, la divulgación aún puede tener protección incluso si la divulgación resulta ser incorrecta.
¿Cómo puedo hacer un informe de denunciante?
El canal de denuncias (Línea de Integridad) será accesible a través de:
– https://www.whistleblower.erni/
– https://betteraskerni.integrityline.com/frontpage
El canal de denuncias está implantado para todas las empresas del Grupo ERNI.
ERNI recomienda utilizar el servicio Línea de Integridad ERNI para realizar su denuncia. Como excepción, si realiza una divulgación relacionada con el OAD, debe informar directamente a un OID.
Los OID de ERNI incluyen:
– CFO de ERNI
Existen otras formas en las que puede realizar divulgaciones en circunstancias limitadas, incluso a un regulador, o cuando se realiza una divulgación de emergencia o de interés público. Antes de realizar dicha divulgación, debe buscar asesoramiento legal independiente para comprender los criterios para realizar dicha divulgación.
¿Qué debo incluir en el informe?
Proporcione la mayor cantidad de información detallada posible para que su informe pueda ser investigado. Algunos detalles útiles incluyen:
– fecha, hora y lugar;
– nombres de la(s) persona(s) involucrada(s), roles y su grupo empresarial;
Acuerdo del Grupo, V1.0, September 30, 2022
Page 7 / 12- su relación con la(s) persona(s) involucrada(s);
– la naturaleza general de su preocupación;
– cómo se dio cuenta del problema;
– posibles testigos; y
– otra información que tenga para respaldar su informe.
¿Debo hacer un informe de denunciante de forma anónima?
Puede optar por hacer su divulgación de forma anónima y, de ser así, seguirá estando protegido por las leyes de denunciantes. Sin embargo, exigir el anonimato completo puede dificultarnos prácticamente investigar el problema o tomar las medidas que nos gustaría tomar.
Protección de identidad
Cuando haga una divulgación, su identidad solo se compartirá si:
– usted da su consentimiento; o
– ERNI está permitido o requerido por la ley.
3.4 Registro y clasificación
Una vez recibida la denuncia, se le asignará un código de identificación, y se incorporará a una base de datos en la que se registrará el estado de la tramitación. La base de datos se irá actualizando a lo largo de las distintas fases del procedimiento.
Al denunciante se le entregará un recibo por la presentación y registro de la comunicación realizada en el canal.
Las denuncias se clasificarán por orden de importancia. Los siguientes son los aspectos considerados más relevantes:
– Situaciones que puedan dar lugar a posibles responsabilidades penales de la empresa o de sus ejecutivos, incluyendo (pero no limitado a) aquellas que puedan involucrar actos, que de ser comprobados, podrían ser calificados como corrupción en la esfera pública, en cualquiera de sus formas;
– Situaciones en las que existe el riesgo de violar cualquier legislación vigente;
– Situaciones que, de ser conocidas fuera de la empresa, puedan causar daño a la imagen del grupo ERNI;
– Situaciones que representan un riesgo de “continuidad del negocio”;
– Importe elevado asociado a la denuncia fundada; y
– Número de personas o zonas afectadas por los hechos alegados.
3.5 Procedimiento de investigación
¿Quién evaluará o investigará mi caso?
Todos los informes de denunciantes serán considerados por el Comité de Denuncias, quien designará un OAD para investigar el informe del denunciante.
¿Cómo revisará ERNI mi informe de denunciante?
ERNI tomará en serio todos los informes de denunciantes. Serán evaluados cuidadosamente para determinar si se requiere una investigación. El OAD revisará el resultado y determinará las acciones apropiadas para responder al asunto.
¿Cuál es el proceso de investigación?
Todas las investigaciones deben:
– seguir un proceso justo;
– llevarse a cabo tan rápida y eficientemente como lo permitan las circunstancias;
– determinar si existen pruebas suficientes para fundamentar los hechos denunciados; yAcuerdo del Grupo, V1.0, September 30, 2022 – ser independiente de la(s) persona(s) involucrada(s) en las denuncias.
Le proporcionaremos comentarios, según corresponda, sobre el progreso y los plazos esperados de la investigación.
3.5.1 Análisis preliminar de los hechos alegados
Una vez recibida la denuncia, el OAD determinará si da trámite o no a dicha comunicación, considerando si cumple o no con los requisitos mínimos para tal efecto. En caso de que el informe del denunciante sea manifiestamente infundado, o que, siendo anónimo, no aporte información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados, no se admitirá a trámite, documentando tal decisión.
3.5.2 Verificación de los hechos alegados
Verificación de los hechos alegados
Cuando de acuerdo con el análisis preliminar de la denuncia resulte procedente, el OAD procederá a la verificación y análisis de los hechos alegados; a tal efecto, podrá solicitarse la colaboración de otras áreas de ERNI, o de terceros, en caso de ser necesario. Durante todo el proceso de investigación se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas.
3.5.3 Resolución de la denuncia
Una vez concluida la auditoría de los hechos alegados, el OAD sacará conclusiones que serán trasladadas a las áreas competentes y conforme a lo establecido en este Reglamento, dichas conclusiones podrán formalizarse en un informe.
Asimismo, se deberá asegurar el adecuado cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos y, en particular, de los derechos de los titulares de dichos datos.
Por una parte, si se determina que no se ha acreditado alguna irregularidad, acto contrario a la ley o a las normas internas, se archivará el expediente sin necesidad de adoptar medida alguna, procediendo a archivar y documentar de dicha decisión.
Por otro lado, si se determina que se ha acreditado alguna irregularidad, acto contrario a la ley o a las normas internas del grupo ERNI, dicha situación será trasladada al responsable del área afectada y al Departamento de Recursos Humanos. para los efectos disciplinarios que correspondan.
Una vez que se haya completado una investigación, ERNI le notificará, pero tenga en cuenta que ERNI puede no revelar detalles particulares o el resultado de la investigación.
3.6 Categorías de conducta denunciable
3.6.1 Mobbing/acoso
El acoso moral en el trabajo, también conocido como “mobbing”, es cualquier conducta, práctica o comportamiento que, de forma sistemática y recurrente en el tiempo, represente en el seno de la relación laboral un menosprecio o una ofensa a la dignidad del trabajador, tratando de someterlo emocional y psicológicamente, e intente anular su capacidad, promoción profesional o permanencia en el lugar de trabajo, creando un ambiente hostil y afectando negativamente el ambiente laboral.
Quedan excluidos del concepto de acoso laboral aquellos conflictos interpersonales temporales ubicados en un momento determinado que puedan ocurrir en el marco de las relaciones humanas y que afecten el trabajo y desarrollo de la organización, pero que no tengan como finalidad la destrucción personal o profesional de las partes implicadas en el conflicto.
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Acoso sexual
Toda conducta de carácter sexual no deseada y que pueda percibirse, o causar ofensa o humillación a una persona. Cuando dicho comportamiento interfiere con el trabajo o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. Aunque generalmente implica un patrón de comportamiento, también puede tomar la forma de un solo incidente.
3.6.3 Discriminación
Cualquier trato injusto o diferenciación arbitraria por motivos de raza, género, religión, nacionalidad, origen étnico, orientación sexual, discapacidad, edad, idioma, origen social o cualquier otra condición social. La discriminación puede ser un hecho aislado que afecta a una persona o grupo de personas en una situación similar.
3.6.4 Comportamiento inadecuado y otros conflictos en el lugar de trabajo
Comportamientos puntuales o recurrentes de abuso de poder tanto por parte de gerentes de área o jefes de empresas hacia sus subordinados, como el abuso hacia un empleado que se produce entre personas que no tienen una relación de control o jerarquía entre sí, o si la tuvieran, dicha relación de control o jerarquía no sería relevante.
3.6.5 Condiciones de trabajo
Errores en el proceso de remuneración a los empleados (pago de salarios, horas extras, bonos, etc.) que no estén asociados a problemas de fraude. Además, también se incluyen aquellas situaciones que supongan un riesgo laboral para el trabajador (insalubridad, riesgo de incendio…)
3.6.6 Seguridad/privacidad de la información
Uso de la información de la empresa, clientes, empleados, accionistas o proveedores en beneficio propio o de terceros. Incumplimiento de los procesos que gestionan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.
3.6.7 Conflictos de interés
Situaciones en las que un beneficio o interés personal o privado influye en las decisiones profesionales adoptadas por un empleado, pudiendo este interés o beneficio personal entrar en conflicto con los intereses de alguna empresa del grupo ERNI. El conflicto de interés puede deberse a la relación, participación en empresas, o por cualquier otra razón que el trabajador considere que limita o condiciona su capacidad objetiva de decisión frente a terceros. Se considera que la capacidad de decisión de un empleado está condicionada cuando dicho empleado o personas coordinadas, directa o indirectamente, intentan ejercer el control, una influencia significativa o un cargo de administración o dirección en empresas o entidades involucradas en un potencial conflicto de interés.
3.6.8 Corrupción de funcionarios públicos
Aquellas conductas realizadas por empleados de ERNI, o a través de terceros, contra la integridad de ERNI, consistentes en prometer, ofrecer, pagar, dar o autorizar la entrega de regalos, invitaciones u otro tipo de incentivos a un funcionario o empleado pública con la finalidad de influir u obtener un beneficio para ERNI.
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3.6.9 Actos contrarios a la integridad en el ámbito privado
Aquellas conductas realizadas por empleados de ERNI, o a través de terceros, contra la integridad de ERNI, consistentes en: (a) ya sea prometer, ofrecer, pagar, dar o autorizar la entrega de regalos, invitaciones u otro tipo de incentivos a cualquier persona natural o jurídica, en el ámbito privado, con la que no exista vínculo personal o económico, con el objeto de condicionar la conducta del receptor del incentivo; (b) bien recibir o aceptar regalos, invitaciones u otro tipo de incentivos de cualquier persona física o jurídica en el ámbito privado, con la que no exista vínculo personal o económico, con el objeto de obtener una ventaja o recompensa.
3.6.10 Fraude externo
Acción intencional o deliberada contra ERNI con el fin de desposeerla de bienes o dinero mediante engaño u otro medio desleal. En este caso no intervienen empleados de ERNI, ni tampoco personas que actúen en su calidad de funcionarios públicos.
3.6.11 Fraude interno
Acción intencional o deliberada contra ERNI con el fin de desposeerla de bienes o dinero mediante engaño u otro medio desleal. En este caso, los empleados de ERNI están involucrados en el fraude, y en el caso de que existan personas físicas externas, estas no serán personas que actúen en su calidad de funcionarios públicos.
3.6.12 Trato de favor
Acto mediante el cual se otorgan privilegios, concesiones o beneficios a un tercero o a un empleado del Grupo ERNI con el que no existe vínculo personal o económico, o se desconoce dicho vínculo, dando de tal modo a la otra parte una ventaja sobre los demás que elimina el concepto de términos iguales.
Se incluirán en esta categoría las situaciones de trato favorable que no sean contrarias a la integridad de ERNI y que no estén vinculadas a un Conflicto de Interés.
3.6.13 Control interno de la información financiera
Irregularidades contables relacionadas con el control interno de la información financiera o en materia de auditoría.
3.6.14 Incumplimiento legal
Cualquier otro incumplimiento de las leyes nacionales no incluido en las categorías anteriores.
3.6.15 Incumplimiento normativo
Cualesquiera otros incumplimientos intencionados o no de la normativa interna, no reflejados en los apartados anteriores. De forma no exhaustiva en caso de que el incumplimiento esté relacionado con las Normas de Conflicto de Interés, se aplicarán las características de “Conflicto de Interés”, si está relacionado con la Política Anticorrupción, se clasificará en el correspondiente “ Corrupción de Funcionarios Públicos” o “Actos Contrarios a la Integridad en el Ámbito Privado”.
3.6.16 Incumplimiento de los compromisos del cliente
El incumplimiento de los compromisos contraídos con los clientes en relación con los servicios contratados, facturación, calidad de productos y servicios, etc. o malas prácticas contrarias a los intereses del cliente.
3.6.17 Otros
Cualquier otra queja que no pueda adscribirse a ninguna de las características anteriores. En la medida de lo posible, esta categoría se utilizará lo menos posible.
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4 Control del cumplimiento de la normativa
El propietario de este documento es el Comité de Denuncias, quien debe revisar y, si es necesario, actualizar el documento por lo menos una vez al año.
5 Normas finales y transitorias
5.1 Normas transitorias
Ninguna
5.2 Implementación
Este reglamento entra en vigor el 01.05.2022
5.3 Orden de prevalencia
En caso de que surgiera cualquier discordancia entre la versión española y la versión inglesa de la
presente normativa prevalecerá lo establecido en la versión inglesa.
Lugar y fecha:
Zürich, 26.04.2022
Aprobado por :
CEO del Grupo